Блог /

Организовать отточенную и налаженную работу склада как собственникам бизнеса, так и руководителям логистики, довольно непросто. И когда приходит осознание, что склад работает неэффективно, более того, эта неэффективность влечет за собой убытки, назревает решение о комплексной проверке. Такой проверкой и является аудит склада 

Аудит склада представляет собой совокупность процессов и действий, направленных на получение полной и непредвзятой картины текущего состояния склада, выявление проблемных мест и путей оптимизации логистической составляющей данной компании. Иными словами, результаты проверки должны дать понять: «что не так в работе склада» и «как это исправить». Особенно актуален и информативен анализ управления складом при «ручной» модели организации работы складских процессов, ведь человеческий фактор никто не отменял.

Что дает изучение результатов аудита конкретного склада

Аудит склада покажет:

• Насколько эффективно используются мощности складских помещений (правильно ли подобрана площадь склада, рационально ли размещены товары на стеллажах, обеспечен ли быстрый и свободный доступ к товару и т. п.).
• Насколько эффективно задействована техника, оборудование, программное обеспечение.
• Насколько продуктивно взаимодействуют сотрудники склада между собой и другими отделами и как это влияет в целом на работу склада.
• Насколько конкурентоспособен данный логистический продукт.
• Насколько результативным является управление всеми складскими процессами.

Также аудит склада и подробный анализ его результатов позволяет понять:

• как повысить эффективность управления товарными запасами;
• как наиболее целесообразно использовать бюджет, выделенный на содержание склада;
• как правильно организовать эксплуатацию складской площади, складской техники;
• как наладить эффективную коммуникацию между сотрудниками склада и другими подразделениями и, возможно, повысить уровень мотивированности именно складского персонала (например, обучение с целью повышения квалификации).

ПРИМЕР

Допустим, склад компании-дистрибьютора составляет около 3000 квадратных метров, 10 метров - высота до нижнего края балки, стеллажи - в 4 яруса, доки; есть зоны отгрузки/приемки/готовых заказов/хранения/брака. В 9:00 перед доками наблюдается скопление автомобилей для загрузки и большегрузных фур прихода. Автомобили грузятся вручную. Фуры прихода ждут, когда закончится погрузка расхода. Во время отгрузки расхода другие операции склада не выполняются. В зоне хранения и комплектации (включая проходы) много беспорядочно разбросанных, пылящихся товаров. Перемещение товара возможно не выше 3 яруса из-за особенностей техники. Соответственно, 4-й ярус пуст на 90%, 3-й ярус заполнен на 50%, 2-й ярус переполнен. Маркирование товара производится либо без указания даты поставки, номера партии и кода товара, либо не маркируется вообще. В инвентаризации товары 3-4 ярусов участия не принимают. Нет принципа расстановки товаров при приемке (FIFO, например). 1/3 всего объема товаров действительно оборачиваются, 2/3 – занимают место на складе в качестве «мертвого груза». Брак располагается вместе со всеми остальными товарами, списание происходит 1 раз в неделю. Персонал склада работает по 3 месяца - от инвентаризации до инвентаризации. В главном офисе работают высокооплачиваемые специалисты по управлению товарными запасами, но они никогда не были на складе и не понимают алгоритма складских процессов, аудитом и анализом никто не занимается.

Существует система бонусов от дистрибьютора за несогласованные в плане приходы партий товаров, размеры которых превышают нормы приходов. В результате замедлены или вовсе остановлены складские процессы. Склад переполнен «замороженными», плохо оборачивающимися товарами. Товары размещены в проходах. Расходы склада превышают доходы от бонусов.

Оптимизация склада

Путей оптимизации склада существует множество, мы же приведем наиболее действенные из них.

В первую очередь нужен анализ расположения склада. Место расположения складских помещений должно быть оптимальным по нескольким критериям:

• чтобы максимально быстро можно было доставить товар заказчику;
• чтобы затраты на аренду склада не увеличивали в разы растраты компании, для этого лучше подыскивать сразу несколько вариантов помещений.

Системы складирования и методы управления грузами

Склад – это ключевое место, где базируется все самое ценное недвижимое имущество компании – товар. И тут прежде всего важен выбор единицы груза, в которой этот товар и будет храниться на складе (ящик или мешок, паллета или цистерна, короб или контейнер). В соответствии с этими характеристиками подбирается и сам способ складирования. Например, паллеты можно укладывать друг на друга, ящики – на полки. В процессе расстановки важно максимально эффективно использовать свободное место, при этом обеспечивая доступ персонала ко всему товару. А для более легкой ориентации на складе товары принято хранить в соответствии с определенным наименованием, партией, сортом и т. д.

Целесообразная планировка

Чтобы не возникало проблем с хранением грузов (особенно скоропортящихся) и чтобы не был затруднен доступ персонала и спецтехники к данному грузу, необходимо еще на этапе анализа и планирования разработать детальную схему. Также важно расположить товары в определенном порядке: те, что обновляются быстро – в близкую к разгрузке часть склада, те, что перемещаются редко — дальше (по АВС частоте обращения).

Оборудование хранилища

Эффективный склад конечно же должен быть обеспечен специальным оснащением и техникой. Не обойтись тут и без хорошей системы вентиляции, продуманной пожарной безопасности, сигнализации, ведь от этого напрямую зависит качество товара.

Организация системы потока информации

Важным аспектом складских процессов является и ведение документации, электронной в том числе, что позволяет отслеживать поступление товара на склад, его местонахождение. Особенно актуально это для грузов, чей срок годности истекает быстро.

Контроль за деятельностью и управление запасами

Работу логистического отдела важно контролировать по следующим показателям:

• частота подачи заявок и сроки их исполнения;
• объемы грузов, поступающих на склад, и их же объемы, поступающие к заказчику;
• средний уровень запасов на складе.

Если цепочка «склад-заказчик» не прерывается, обе стороны в целом не имеют претензий друг к другу, можно утверждать, что работа менеджмента склада на высоте.

Конечно же, классические методы анализа складских запасов ABC и XYZ хороши, ими можно воспользоваться самостоятельно, однако они не покажут целостную картину состояния дел на складе.

Для этих целей больше подойдет оптимизация склада, анализ складской деятельности предприятия, аудит складского хозяйства, персонала, закупок, доставки. Разумеется, автоматизация склада не гарантирует идеального состояния дел и сверхприбылей, однако автоматизированный склад, на котором работают компетентные сотрудники, в разы повышает шансы на успешное ведение бизнеса.

В заключение отметим, что очень важно постоянно проводить анализ и контроль реальных данных склада.

Больше узнать о складском учете вы можете из наших статей:

•  Организация складского учета
•  Виртуальный склад - что это, для чего нужен и кто обязан его использовать

Читайте также

·         Участники Astana Hub могут импортировать товары без уплаты НДС

·         СЭЗ получили возможность увеличить число видов деятельности

·         Изменения в Правилах госзакупок на 2022 год

·         Коммерческая тайна в Казахстане

·         Найм на работу в Казахстане фрилансера иностранца

·         Что такое рейдерство и защита предпринимателей в Казахстане

·         Нюансы работы ИП параллельно по договору ГПХ

·         Возмещение убытков бизнесу от январских погромов в Казахстане

·         Что такое ISO ИСО СТ РК