Блог /

Если вы начинающий предприниматель и пока не можете позволить себе даже приходящего бухгалтера, то на первых порах можно попробовать вести учет самостоятельно

Совет 1. Используйте популярные онлайн-сервисы

Почему популярные - чем более популярен сервис, тем больше шансов, что в нем меньше технических недочетов. Почему онлайн – чтобы не быть привязанному к одному компьютеру.

Обязательно используйте онлайн-сервисы, чтобы не вести учет вручную на бумажке. Иначе потом при первой же проверке запутаетесь, и придется все восстанавливать уже через профессионала за деньги.

Все сервисы имеют бесплатный (демонстрационный) период, в течение которого их можно попробовать и выбрать тот, который будет вам наиболее понятен и приятен.

Совет 2. Сразу собирайте все бумажные документы в папки 

Помните от хранения первичных бухгалтерских документов никого не освобождали. Поэтому постарайтесь не накладывать документы кучей в надежде, что потом разберете аккуратно – не разберете. Лучше сразу аккуратно кладите в соответствующую папку. Если документы будут не востребованы в дальнейшем, вы не потратите время на разбор. Будут нужны - разберете по необходимости или наймете бухгалтера, который все разложит.

О важности хранения первичной бухгалтерской документации можно почитать в нашем материале – «Что такое «первичка» и каковы сроки ее хранения в Казахстане»

Примерные названия папок:

Закупки. Сюда нужно положить документы от поставщиков товаров, канцтоваров, рекламных материалов и услуг. Если у вас торговля, лучше разделить отдельно «поставщики товаров» и «поставщики услуг». Комплект документов: «акт + счет-фактура + счет» храните вместе, лучше в одном файле. Договоры на разовые поставки можно хранить вместе с комплектом документов. На постоянные (договоры аренды, договор на телефонную связь, интернет) - лучше хранить в отдельной папке.

Поставщики. Постоянные договоры с поставщиками товаров и услуг лучше хранить отдельно, вы к ним будете возвращаться.

Продажи. Сюда нужно складывать все акты с клиентами, которые вы выписываете, с подписью клиента; или накладные на продажу товара. Акт подтверждает, что ваш клиент услугу принял, без акта он может потребовать деньги назад. Счета на оплату распечатывать и складывать в папку не нужно, счет не несет в себе бухгалтерской функции. Если он когда-либо потребуется, вы сможете его распечатать из онлайн-сервиса.

Клиенты. Если вы оказываете регулярные услуги (например, услуги SEO, или услуги по подбору персонала), то договор является важнейшим документом, его обязательно нужно иметь подписанным с обеих сторон и сложенным в эту папку. Договор нужен, чтобы защитить свои права в споре с клиентом и в суде.

Госорганы. Даже если вы сдаете отчетность в электронном виде, всегда может появиться какой-то отчет в бумажном виде. Его лучше хранить в отдельной папке. Также сданную отчетность лучше дублировать и хранить отдельно от онлайн-сервиса. Что не надо распечатывать и хранить: счета (они не несут бухгалтерских последствий), банковские платежки и выписки (они есть в банке и загружены в ваш онлайн-сервис).

Если вам сложно вести столько папок, а документов мало, тогда купите одну большую архивную папку и складывайте документы туда. Можно даже не сортировать. Как минимум, вся бухгалтерия у вас будет в одном месте.

Совет 3. Сверяйтесь с налоговой инспекцией

Делайте сверку не реже одного раза в год, примерно через неделю после крайнего срока сдачи отчетности и уплаты налога. Проверяйте, чтобы не было задолженности по уплате налога.

Свериться можно следующими способами:

На сайте Комитета государственных доходов РК в личном кабинете. Здесь вы получите выписку операций по расчетам с бюджетом. Запросить сверку в используемом онлайн-сервисе. Если ваш онлайн-сервис - это не позволяет, приобретите другой. Если вы только приобретаете такой сервис впервые, проверьте сразу у него наличие такой опции.

Совет 4. Консультируйтесь

Не стесняйтесь, консультируйтесь везде, где есть возможность легально задать свой вопрос и получить ответ. На специализированных форумах, в Facebook и в других соцсетях. Очень много нюансов и подводных камней даже у простого ИП на «упрощенке».

При этом всегда учтите, что консультанты могут ошибаться. Как и умные статьи на популярных сайтах, которые устаревают. Отделяйте актуальное от устаревшего и перепроверяйте информацию.

Совет 5. Следите за сроками сдачи отчетности

Сроки сдачи отчетности иногда меняют. Следить удобнее всего через налоговый календарь, такие есть на многих сайтах. Выбирайте популярные и известные сайты - больше шансов, что календарь правильный. Следить за сдаче отчетности можно также на сайте Комитета государственных доходов РК

Совет 6. Платите налоги вовремя

Налоги – это как квартплата: заплатишь не вовремя, потом постоянно будут вылезать копеечные пени, недоимки, зачеты-перезачеты. Не нарушайте сроки оплаты.

Совет 7. Помните, что сроки уплаты налога не всегда совпадают со сроками сдачи деклараций

Совет 8. Нанял сотрудника – отдай учет бухгалтеру

Отчетность по сотрудникам сложна, громоздка и имеет много нюансов. Скорее всего, если вы не бухгалтер, вам будет сложно отследить все изменения и изучить правила, и вы можете попасть на штрафы, поэтому в таком случае лучше нанять бухгалтера или передать ведение бухгалтерии на аутсорсинг.