Библиотека /

Нередко, в рабочих процессах, возникают такие моменты, когда сотруднику поручено приобрести услуги или товары для предприятия. Такие расходы могут быть как в целях деятельности предприятия, так и просто кофе в офис. Сотрудник может потратить свои личные денежные средства и запросить у бухгалтерии возмещения расходов. В то же время денежные средства на расходы, могут выдаваться заранее. Что необходимо знать в таких случаях?

Подотчетное лицо в организации - лицо, которому поручено оплатить путем наличных или безналичных средств нужды предприятия. Согласно п. 59 Закона Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета, подотчетными лицами могут являться только сотрудники организации. Помимо приобретения товаров или услуг для организации, денежные средства в подотчет могут выдаваться на командировочные расходы.

Что необходимо для возмещения затрат?

Денежные средства, выданные в подотчет, должны быть отражены в Авансовом отчете (Форма - Т3), и подтверждены закрывающими документами от поставщиков работ или услуг, с которыми рассчиталось подотчетное лицо. При покупке сотрудником авиа или ЖД билетов, к авансовому отчету в качестве подтверждения можно приложить билеты, либо фискальный чек, подтверждающий факт оплаты.

Какими способами можно возместить сотруднику денежные средства?

Денежные средства в подотчет могут быть выданы до или после совершения покупки товаров или услуг. Возмещение расходов подотчетному лицу может производиться банковским платежом, или наличными денежными средствами. При выдачи наличных денежных средств в подотчет, бухгалтером организации составляется расходный кассовый ордер, который подлежит подписанию получателем денежных средств, главным бухгалтером или уполномоченным лицом, кассиром и руководителем организации.

Как и когда сотрудник должен вернуть неиспользованные денежные средства?

Сотрудник обязуется вернуть неиспользованные денежные средства обратно в организацию. При возврате наличными средствами, составляется приходный кассовый ордер. Помимо этого, работодатель имеет право удержать из заработной платы неиспользованную сумму, предварительно составит акт и уведомив сотрудника (ст. 115 ТК РК).

Денежные средства, по которым подотчетное лицо не отчиталось и не вернуло обратно в организацию, признаются доходом физического лица и облагаются всеми зарплатными налогами.

Где прописываются условия по выдаче денежных средств в подотчет?

Сроки возврата и суммы выдаваемых денежных средств должны предусматриваться в учетной политике организации. 

Вывод: 

Подотчетным лицом может быть только сотрудник организации. При выдаче денежных средств в подотчет, сотрудника необходимо проинструктировать, что все понесенные расходы должны быть обязательно подтверждены закрывающей первичной документацией. В противном случае, из минусов для организации - налоговые органы вправе доначислить налоги по выданным суммам, и убрать из расходов при сдаче годового отчета. Минусы для сотрудника - организация вправе потребовать возврата денежных средств, так как подтверждений о расходах нет.