УчетКадровый учет – что нужно знать

Кадровый учет – что нужно знать

8 мин чтения

Что такое кадровый учет

Кадровый учет - это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета - важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РК.

Что включает в себя кадровый учет

В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:

  • формирование личных дел работников;
  • расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
  • составление штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
  • оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
  • сдача периодической отчетности в налоговые органы;
  • составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
  • подготовка кадровых приказов;
  • ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
  • работа по аттестации и оценке работников;
  • соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:

  • Положение о структурном подразделении
  • Должностная инструкция
  • Штатное расписание
  • Табель учета рабочего времени
  • Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Личная карточка работника (форма Т-2)
  • Положение о работе с персональными данными
  • Журнал регистрации трудовых договоров
  • Техника безопасности на предприятии
  • Положение о коммерческой тайне
  • Протокол об установлении стажа работника
Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных. А это чревато возможными ошибками и ответственностью руководства компании, что приводит к лишним издержкам - временным и материальным.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющейся специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет, и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Основные ошибки работодателей и сотрудников кадрового учета

В процессе ведения кадрового учета могут быть допущены ошибки, которые приведут к административной и материальной ответственности перед проверяющими органами. Типичными ошибками кадрового учета являются:

Ошибки при работе с личными делами

Личное дело каждого сотрудника формируется с момента его принятия на работу и до увольнения. Наиболее распространены следующие ошибки при ведении личных дел:

  • в личном деле нет обязательных документов;
  • нарушен порядок документов;
  • личные дела отсутствуют (не оформляются);
  • не проводится сверка в установленные сроки;
  • вместо личного листка учета кадров заполнена анкета сотрудника;
  • в дело включены документы, которые не должны входить в его состав;
  • сотрудники кадровой службы не соблюдают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Правильное формирование личных дел персонала позволяет обеспечить лучшую сохранность документов и оперативный доступ к ним.

Ошибки при оформлении трудового договора

Ошибки, допускаемые работодателем при заключении или расторжении трудового договора, зачастую приводят к серьезным последствиям в процессе разрешения трудовых споров. Типичными ошибками в данном случае являются:

  • трудовой договор заключается в одном экземпляре;
  • трудовой договор не зарегистрирован, отсутствует даты регистрации;
  • отсутствуют подписи на трудовых договорах;
  • не прописаны обязательные сведения и/или условия;
  • отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;
  • один экземпляр трудового договора не получен лично работником, либо отсутствует отметка о получении;
  • не определены сроки действия договора;
  • не обозначены условия приема на работу с испытательным сроком при его наличии;
  • не указан конкретная величина заработной платы сотрудника, не установлены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим работы и продолжительность отпуска.

Ошибки ведения трудовых книжек

Здесь основная масса ошибок связана с порядком заполнения трудовой книжки. Наиболее распространенные ошибки:

  • не оформлена расписка при получении трудовой книжки от сотрудника компании;
  • приказом не назначено лицо, несущее ответственность за ведение, учет, выдачу и хранение трудовых книжек;
  • раздел сведений о работнике не дополнен при получении сотрудником образования более высокого уровня;
  • нарушена порядковая нумерация записей;
  • содержатся не все записи о работе (в том числе о переводах);
  • отказ в оформлении трудовых книжек студентам, совмещающим работу и обучение;
  • при выдаче дубликата не делается пометка «дубликат»;
  • неправильно внесены исправления в разделе сведений о работе;
  • ненадлежащим образом ведется или отсутствует книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • не заполнен раздел сведений о работнике при оформлении вкладыша;
  • отсутствует подпись работника в разделе сведений о работнике;
  • в разделе сведений о работе не содержится полное наименование работодателя;
  • уволенному сотруднику почтой направляется трудовая книжка без письменного заявления работника о такой просьбе.

Трудовая книжка - основной документ любого работника, отражающий его трудовой стаж в течение всей профессиональной деятельности. Поэтому нужно свести к минимуму возникновение возможных ошибок и нарушений при оформлении и ведении данного документа.

Каждая из ошибок может крайне негативно отразиться и привести к серьезным последствиям. Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, или же довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.

Образцы документов

Читайте также

Начните пользоваться

Облегчим и ускорим все процессы бизнеса

+7


ТОО «Бухта.кз». БИН: 140840021970. АО "ForteBank". ИИК: KZ1796502F0008821885. БИК: IRTYKZKA. Адрес: 050040, Республика Казахстан, г. Алматы, ул. Тимирязева, 28в, 6 этаж, каб. 612. Тел.: +7 727 331 6611. Email: hello@buhta.com. Сайт: buhta.com

Свидетельство о внесении сведений в государственный реестр прав на объекты охраняемые авторским правом №6944 от «10» декабря 2019 года. Включена в государственный реестр ККМ под номером 233 20 июня 2019 года.

Все персональные данные хранятся и обрабатываются согласно Закону Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите»


© 2014—2021, TOO «Бухта.кз», официальный сайт. Все права защищены.