Блог / Бухгалтерия

Buhta.com расскажет о всех самых важных изменениях в области бухгалтерии

Некоторые ошибочно считают, что бухгалтерия - самая консервативная и невосприимчивая к изменениям область. Возможно, так и было раньше. Но на самом же деле в последнее время практически ежегодно в повседневную жизнь бухгалтера проникали различные инновации.

Отказ от бумажек

Учетные системы бухгалтеру знакомы достаточно давно, они решают множество очень важных задач, кроме одной – эффективные коммуникации.  Вы же прекрасно знаете, сколько времени тратится просто на сбор подписей ответственных должностных лиц, сколько сил уходит на это.

Процессы документооборота, как прежде, требуют особенного подхода, реализовать который можно только с помощью электронных документов. Использование системы электронного документооборота позволило сократить временные затраты на поиск, согласование, подписание документов. Руководитель не забывает рассмотреть или подписать ни одну «бумажку», да и возможность потери документа исключена.

Главное, наконец-то, системами электронного документооборота (СЭД) могут пользоваться бухгалтеры. Бухгалтерия получила полное право на перевод своих документов в электронный вид. И мы повсеместно наблюдаем этот процесс.

Магия синей печати – слабеет

Многие до сих пор считают, что документ с синей печатью - это та самая «фактическая бумажка» по Булгакову. На самом деле, магия синей печати стремительно слабеет, и виной тому появление квалифицированной электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая решает буквально все проблемы, связанные с обеспечением юридической значимости электронного документа.

Эта подпись надежна, ее невозможно подделать, изменить или нарушить. Некоторые представители крупного бизнеса и органы государственной власти начинают доверять такой подписи больше, чем собственноручной и заверенной печатью. Бухгалтер теперь может использовать новую подпись практически для всех видов своей деятельности: документооборот с контрагентами, отчетность в электронном виде, отправка документов в контролирующие органы и т.п.

Согласно закону, все документы, в том числе и налоговая отчетность, подписанные квалифицированной ЭЦП признаются юридически значимыми. Отметим, что с появлением ЭЦП в Казахстане значительно упростилось взаимодействие граждан с госорганами. Не нужно посещать госучреждения ради одной справки. С помощью ЭЦП можно получить документ дистанционно на свою почту.

Отчетность без отрыва от производства

Как было упомянуто выше, налоговая отчетность сегодня также существует в электронном виде.

Налоговая служба может направить свое требование в электронном виде через специального оператора связи. В этом случае бухгалтер находит документы в электронном архиве, формирует опись и отправляет все в налоговую также с помощью спецоператора. Существует определенный порядок предоставления документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Все документы, предоставляемые в контролирующие органы в электронном виде, должны иметь определенный формат. Если требование пришло в виде обычного письма, то электронные документы из архива отправляются на печать, при этом на них стоит отметка о том, что они прошли через сервис обмена и были подписаны ЭЦП. Уже распечатанные документы заверяются собственноручной подписью руководителя и печатью организации.

Не нужны большие шкафы

Вопрос сохранности документов являлся актуальным всегда: неважно бумажный вид они имеют или же электронный. Обеспечить лучшую физическую сохранность документов, упростить доступ к ним и оперативно их обрабатывать призваны электронные архивы.

Возможность хранить документы в электронном виде появилась вместе с квалифицированной электронной подписью, которая не только приходит на смену синей печати, но и становится гарантом неизменности документа со временем. А чтобы хранить такой документ, вам больше не нужны отдельные помещения для бумажных архивов.

На смену бесчисленным папкам на пыльных полках уже пришли серверы. Электронные документы могут храниться в СЭД (на сервере организации) или в «облаке» (на сервере спецоператора). Но стоит отметить, электронный архив - не просто сервер, это целая технология, обеспечивающая целостность и возможность использования документа.

Новые сервисы для бухгалтера

И, наконец, главная инновация последних лет - появление сервисов обмена документами.

Современный бухгалтер может обмениваться электронными документами со своими контрагентами, не выходя из своей СЭД или учетной системы. Благодаря возможностям работы с сервисом обмена отправить юридически значимый документ контрагенту можно за считанные секунды.

Как узнать, на какой стадии согласования находится бумажный документ у контрагента? Позвонить? А если такой контрагент не один, придется звонить каждому? Да, пожалуй. Но все это какие-то отголоски прошлого. Сегодня бухгалтер может в любое время зайти в сервис обмена и узнать, как «обстоят дела» с его документом. Кроме того, такие сервисы позволяют отслеживать все последние изменения в области законодательства и технологий.