Блог /

На практике могут сложиться такие ситуации, когда по определенным причинам бухгалтерский учет в компании не велся или велся не должным образом

Также могут сложиться ситуации, когда в бухгалтерском или налоговом учете присутствуют системные ошибки, повторявшиеся на протяжении продолжительного времени, исправление которых достаточно трудоемко, сложно или даже невозможно силами собственной бухгалтерии. В таких случаях необходимо восстановление бухгалтерского и налогового учета.

В каких случаях нужно восстанавливать бухучет

• Учет не вели совсем

В среднем и крупном бизнесе это редкость, а вот в микрокомпаниях весьма возможно. В таких организациях за бухучет обычно отвечает один специалист. И если он неожиданно для руководства подаст заявление на увольнение, то найти замену за две недели положенной отработки может быть непросто.

Директор редко сам разбирается в бухучете, да и в любом случае у него достаточно других забот, даже в небольшом бизнесе. Поэтому в таких случаях до выхода на работу нового бухгалтера учет просто не ведут.

• Учёт вели с серьезными нарушениями

Это бывает, когда бухгалтерию поручают кому, попало, то есть некомпетентным или недобросовестным специалистам. До поры до времени руководитель всецело доверяет бухгалтеру или аутсорсинговой компании, а при смене бухгалтера или в результате аудиторской проверки обнаруживается масса нарушений и недоделок.

• Изменился статус компании

Малые предприятия имеют право вести бухучет и сдавать отчетность по упрощенной форме. Но если масштабы бизнеса, например, по выручке превысят лимит, то компания должна будет сдать годовую бухгалтерскую отчетность на общих основаниях. Поэтому придётся пересмотреть все учётные регистры с начала года так, чтобы можно было составить годовой отчет по стандартной форме.

Аналогичная ситуация и с налоговым учётом, который обычно базируется на данных бухгалтерского.

• Лишились бухгалтерской базы или документов

Бывает, что в результате форс-мажора компания осталась без бухгалтерских данных. Это может быть пожар, затопление, кража, заражение компьютерным вирусом, проделки бывшего недобросовестного бухгалтера и т.д. В таком случае придется восстанавливать данные с нуля.

Как проводить восстановление бухучёта: пошаговая инструкция

Проанализируйте текущее состояние учёта

На этом этапе нужно оценить масштабы проблемы:

• За какой период нужно восстанавливать учет.
• Какие документы есть, а какие нужно восстановить.
• Какие ошибки есть в документах: арифметические, неверные проводки, неправильное применение налогового законодательства и т.п.
• Примерное количество отсутствующих документов, численность сотрудников, список контрагентов и т.п.
• Каждой бухгалтерской операции должен соответствовать свой первичный документ. К примеру,
• При отгрузке либо поступлении товаров (продукции) необходимо выписать или запросить от контрагента накладную. При оказании либо получении услуг - оформить или запросить акт.
• Если компания платит НДС, то на каждую операцию по отгрузке или оказанию услуг нужно выписать счет-фактуру. При этом от поставщиков, которые также работают с НДС, необходимо, кроме накладных или актов, получить входящие счета-фактуры. При выдаче зарплаты нужно сформировать платежную ведомость. Для подтверждения поступления денег на счёт или их списания необходимы платежное поручение и выписка банка. Проще всего понять, какой информации не хватает, если у компании сохранилась электронная база, а пострадали только бумажные документы. Тогда можно последовательно распечатывать из базы свои документы и запрашивать у контрагентов недостающие. Сложнее, когда учет не велся совсем, или информационная база утрачена вместе с документами. Тогда придётся отталкиваться от актов сверок с контрагентами и на их основе восстанавливать первичку компании.

Больше узнать о важности первичной документации в бухгалтерии вы можете из нашей статьи – «Что такое «первичка» и каковы сроки ее хранения в Казахстане»

Составьте план работ

План зависит от конкретной ситуации, но в целом выглядит так:

• Инвентаризация основных средств, материальных запасов и других ценностей.
• Предварительная сверка расчетов с контрагентами, налоговыми органами и внебюджетными фондами.
• Восстановление первичных документов. Свои документы компания может создать повторно, а у контрагентов запросить в виде копий или дубликатов. Если учёт велся частично, и компания сдавала налоговые декларации и отчеты в фонды, можно запросить их копии. Это поможет оценить масштабы ошибок при начислении налогов и взносов. Однако нужно иметь в виду, что такой запрос, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов и компания может попасть в план проверок.
• Создание на основе восстановленных документов учетных регистров.
• Итоговая сверка расчетов с контрагентами и контролирующими органами. При необходимости — исправление обнаруженных ошибок.
• Подготовка и сдача уточненной бухгалтерской и налоговой отчётности. Скорее всего, при этом придется заплатить недоимку по налогам и пени.
• Проведите мероприятия по восстановлению учета

Кому поручить восстановление бухучёта

Восстановить учёт можно своими силами или поручить это специализированной организации.

В большинстве случаев восстанавливать бухучет будет сложнее, чем вести, т.к. придётся разбираться в ошибках и работать в условиях недостатка информации и т.п. Поэтому, если поручить это штатным специалистам, неизбежно пострадает текущий учёт, т.к. на него будет оставаться гораздо меньше времени и сил.

Восстанавливать бухучет своими силами целесообразно, если речь идет о коротком периоде и небольшом количестве документов. Например, 1-2 месяца и несколько десятков документов. В более сложных ситуациях лучше нанять аутсорсинговую компанию.

Дело не только в разгрузке своей бухгалтерии. Штатный главбух, пусть и с большим стажем, может вообще не иметь опыта восстановления учёта, и ему придётся осваивать эту работу на ходу, а значит он может ошибиться или процесс затянется надолго.

Что нужно запомнить о восстановлении бухучета

Следует иметь в виду, что:

• За отсутствие бухучёта компании грозят большие штрафы, а в отдельных случаях - и уголовные санкции.
• Без достоверных бухгалтерских данных невозможно эффективно управлять бизнесом.
• Чем позже вы обнаружите проблему и приступите к восстановлению - тем дороже это обойдётся.
• Если объём работы большой, лучше поручить восстановление бухучёта специализированной компании.

Читайте также

·         Частная компания в МФЦА (AIFC)

·         Система управления рисками (СУР) в Казахстане

·         Статистический учет и отчетность в компании

·         КПН – что это за налог и кто его платит

·         Производственный календарь на 2022 год

·         Рефинансирование бизнес кредитов в Казахстане

·         Франшиза - что это и как она работает

·         Категорирование налогоплательщиков в Казахстане

·         Аудит в кадровом учете