Блог /

Отдел кадров существует в любой компании, и его работа становится всё сложнее по мере роста предприятия и появления новых подразделений и должностей

Какие вопросы решает отдел кадров

Перечислим основные вопросы:

• Работа с персоналом: поиск, наём, увольнение, переводы внутри компании.
• Работа с внутренними документами: отчёты, учёт рабочего времени, составление личных дел сотрудников, выдача справок и больничных листов.
• Расчёт и начисление заработной платы.
• Работа с внешними документами (налоговая документация).
• Приём и обработка заявлений.

При количестве сотрудников до 10 человек всё это можно осуществлять вручную, однако на предприятиях, где работают 10-100 сотрудников, это будет уже сложно, а если в компании больше 100 человек, то автоматизация кадрового делопроизводства совершенно необходима.

Почему нужно автоматизировать кадровое делопроизводство

Все причины, по которым автоматизация кадрового отдела становится почти неизбежной, можно поделить на 2 группы:

• Повышение скорости

Задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует нагрузкам, то нерешённые проблемы накапливаются. 

• Уменьшение количества ошибок

При работе по старым принципам проверять документы и данные тоже приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки.

Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учёте рабочих часов, заработной платы, налоговых отчислений. Всё это может привести к потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны государственных органов.

«Чистота» документации и всего предприятия в целом в глазах государственных органов – одна из важнейших целей кадрового администрирования и проведения автоматизации.

Вторая не менее важная цель – повысить эффективность работы отдела кадров, от которой напрямую зависит эффективность предприятия в целом.

Преимущества автоматизации отдела кадров

Качественная автоматизация отдела кадров позволяет решить следующие задачи:

• Ускорение рутинных процессов (автоматическое формирование документов по шаблонам, учёт рабочего времени, начисление зарплаты);
• Упрощение процессов поиска и подбора сотрудников;
• Быстрый учёт и внедрение новых правил работы с документами, правил подачи документов, которые меняются каждый год;
• Появление системы учёта кадров и общей базы данных, куда заносится вся информация. Каждый сотрудник предприятия (соответственно своему уровню доступа) может эту информацию оперативно получить;
• Упрощение самого документооборота отдела кадров. Вместо бумажных документов или файлов Excel работа ведётся непосредственно через интерфейс системы автоматизации;
• Напоминание о приближении сроков подачи документов в налоговые и другие органы;
• Сокращение затрат времени на любые процессы;
• Уменьшение количества ошибок во всех процессах.

Исходя из этого, очевидно, что автоматизация кадров должна проводиться на каждом предприятии.

Причины по которым не все компании автоматизировали отдела кадров

Здесь есть несколько затруднений, с которыми желательно разобраться перед тем, как автоматизация учета кадров и документооборота отдела кадров будет запущена в действие.

• Сложности при внедрении автоматизации кадрового учёта

Одна из основных сложностей связана с тем, что автоматизация кадрового учета часто подразумевает

иной подход к кадровой работе в целом и к отдельным процессам в частности. Чтобы получить желаемый результат, полезно принять во внимание следующее.

• Количество согласующих лиц

В идеале, их должно быть, как можно меньше. Если сотрудник обращается в кадровый отдел, то происходит контакт «сотрудник – работник отдела кадров». В особых случаях может потребоваться согласование с начальником кадрового отдела, либо с руководителем всего предприятия (или подразделения). Но чем больше в эту цепочку внедряется разных руководителей и заместителей (например, руководитель отдела, где работает сотрудник, причём таких руководителей может быть несколько на разных уровнях – бухгалтерия, директор; генеральный директор), тем сложнее и дольше становится путь решения каждой задачи.

• Формирование отчётов по шаблонам

Такой путь формирования позволяет уменьшить затраты времени, при этом шаблоны будут соответствовать требованиям законодательства. Но для этого придётся переучить персонал, чтобы все документы формировались единообразно.

• Разумная автоматизация

Под разумностью понимается необходимость добиться того, чтобы автоматизация кадрового делопроизводства затрагивала только те сферы, которые правда в ней нуждаются.

Поставив задачу «автоматизировать всё что можно», придётся потратить очень много усилий при внедрении, да и впоследствии автоматизация отдельных процессов может не упростить, а усложнить их.

Этапы автоматизации отдела кадров

Любая модернизация бизнес-процессов начинается с целей и задач. Поэтому важно чётко решить, какие трудности нужно преодолеть. Например, повысить скорость работы отдела кадров, избежать задержек в подаче налоговых документов.

Далее следуют:

• Подготовка персонала к внедрению системы автоматизации. Это касается как моральной подготовки, так и обучения;
• Выбор системы автоматизации;
• Внедрение системы;
• Тестирование;
• Доработка;
• Начало использования;
• Оценка эффективности автоматизации и внесение доработок.

Последний пункт требуется повторять регулярно, чтобы автоматизация кадровой службы действительно приносила нужный результат.

В заключение особо отметим, что автоматизация делопроизводства отдела кадров неотделима от автоматизации данного отдела в целом, которая также является частью комплексной автоматизации компании. По этой причине есть смысл с самого начала работать «на перспективу»: если идея автоматизации зародилась именно в отделе кадров, то впоследствии её полезно расширить на всю компанию. Если же другие отделы и бизнес-процессы уже автоматизированы, то автоматизация управления кадрами должна быть с ними интегрирована для достижения лучшего результата.

Также вы можете узнать больше об аудите в кадровом учете из нашей статьи – «Аудит в кадровом учете», а также в целом о кадровом учете – «Кадровый учет – что нужно знать»

Кроме того, вы можете почитать о системах автоматизации управления персоналом в нашей статье –«Типы систем автоматизации управления персоналом»

Читайте также

·         Частная компания в МФЦА (AIFC)

·         Система управления рисками (СУР) в Казахстане

·         Статистический учет и отчетность в компании

·         КПН – что это за налог и кто его платит

·         Производственный календарь на 2022 год

·         Рефинансирование бизнес кредитов в Казахстане

·         Франшиза - что это и как она работает

·         Категорирование налогоплательщиков в Казахстане

·         Аудит в кадровом учете