Блог /

Мы живем в век автоматизации и цифровизации, почему бы искусственному интеллекту не поручить сбор данных, составление отчетности и визуализацию результатов

Каждому предпринимателю и организации нужен управленческий учет. С ним в разы повышается эффективность и скорость принятия решений. Более подробно об управленческом учете вы можете узнать из наших статей:

•  Управленческий учет в компании
•  Как правильно вести управленческий учет в компании
•  7 методов и 5 шагов организации управленческого учета

Зачем же нужна автоматизация управленческого учета

Автоматизация управленческой отчетности приведет к:

• снижению количества рутинных операций, поедающих время менеджеров, бухгалтеров и аналитиков;
• росту скорости расчетов, чтобы руководитель смог оперативно вносить правки в текущие бизнес-дела;
• сокращению количества сотрудников, или освобождению времени для выполнения более сложных задач;
• сокращению количества ошибок человеческого фактора, а значит растет качество, точность и правдивость отчетов.

Ответив на вопрос, для чего нужна автоматизация управленческого учета, переходим к описанию шагов по внедрению автоматизации в свой учет.

Шаг № 1. Планирование и выбор

В идеале ещё до запуска вы должны в бизнес-плане предусмотреть расходы на автоматизацию максимального количества процессов: бухгалтерский и управленческий учет, торговля, производство, логистика, обслуживание клиентов и т. д.

ВАЖНО! Нужно выбирать программное обеспечение «на несколько размеров больше». Потому что главная цель любого бизнеса - это рост и развитие, а он невозможен без увеличения оборотов, штата и усложнения процессов. Возможно, что на смену ПО вы потратите больше денег и времени, чем если установите заранее с запасом.

Для существующих организаций, понявших, что без автоматизации развиваться невозможно, советуем выбирать ПО, основываясь на существующих и предстоящих задачах.

Например, продукты 1С применяются абсолютно во всех видах деятельности. Их можно использовать как выборочно, так и единым комплектом, потому что между собой они не будут конфликтовать. Каждый отдел работает в своем индивидуальном продукте 1С, в итоге в управленческую отчетность без ошибок и нестыковок попадают все необходимые данные.

Выбирая ПО, обращайте внимание на его возможности и перспективы:

• интеграция с электронной коммерцией;
• взаимодействие с CRM;
• обмен данными с товароучетной базой;
• анализ заявок;
• сервис для клиентской поддержки.

Шаг № 2. Подготовительные работы

Изучив и выбрав ПО для внедрения автоматизации или взамен существующей, нужно провести предустановочные и проектные работы. Каждый бизнес по-своему уникален, поэтому нужно определиться с ключевыми задачами и под их решение подготовить план автоматизации.

План действий должен показать:

• какие конкретно процессы и задачи будут выполняться в автоматическом режиме (сбор данных, обработка первички, построение отчетов и т. п.);
• какие ключевые показатели нужно отслеживать в зависимости от вида деятельности (в розничном магазине нужно следить за просрочкой, в интернет-магазине отслеживать конверсию и стоимость переходов на сайт);
• какие отчеты нужны для выполнения поставленных задач;
• какой потребуется заложить бюджет на внедрение автоматизации;
• как будет происходить обучение персонала.

Многие финдиректора и специалисты по автоматизации без стеснений рекомендуют сначала «обкатать» планируемые процессы и отчеты в старом-добром Excel.

Шаг № 3. Путь реализации проекта

Мало разработать план, нужно выбрать метод управления проектом. Вкратце расскажем, какие модели существуют:

• Agile - характеризуется гибким подходом к принятию решения. В нем может участвовать несколько рабочих групп, постоянно взаимодействующих между собой.
• Waterfall - водопадная или каскадная система использует четко запланированные и детализированные подходы. Разделяется на последовательные этапы: аналитика - проектирование - разработка - тестирование - эксплуатация и поддержка.
• Kanban - напоминает сборку автомобиля на конвейере. У каждого исполнителя или рабочей группы есть своя роль и задачи, которые они должны выполнить «точно в срок».

Какой бы подход вы не выбрали, вам необходимо разделить проект на задачи, установить сроки выполнения, определить контрольные точки, проверять работу, сверяясь с планом, оперативно решать текущие задачи.

Шаг № 4. Определите бюджет автоматизации

Будьте внимательны и не покупайтесь на рекламу быстрой и дешевой автоматизации, за этим могут скрываться дополнительные расходы и последующая ежемесячная обязательная техническая поддержка. Выбирайте ПО, которое не требует ежедневных наладок и обновлений. Загляните в будущее, возможно выбранный поставщик планирует прекратить выпуск бесплатных обновлений, организуется ли его замена. Наглядный пример, окончание поддержки 1С 7.

Шаг № 5. Найдите исполнителей для внедрения и настройки автоматизации

В вашей команде обязательно должны быть профессионалы, тогда количество проектных работников можно сократить. Привлекайте IT-специалистов с опытом реализации подобных проектов. Каждый вид деятельности имеет свою специфику, которую быстрее и проще понимать человеку из этой или схожей сферы. Кроме этого в состав рабочих групп должны входить представители отделов, которые потом будут эксплуатировать систему. Вместе с ними вы сможете разработать конкретное и четкое технического задание.

Не бойтесь ставить невыполнимые задачи перед разработчиками, после автоматизации вам должно стать легче и удобнее работать.

И не забывайте периодически тестировать систему в процессе её сборки. Тогда конечный результат вас не разочарует.

Шаг № 6. Подготовка и обучение персонала

Еще на этапе планирования вы прогнозировали будущее обучение. Настало его время. Специалисты по внедрению должны обучить не только, как включать кнопки, но и как с помощью нее составлять отчеты. Вместе с ними можно разработать подробные инструкции, чтобы даже новички быстро вливались в процесс. Не отступайте от намеченного плана. Иногда вместо внедрения новой системы происходит ремонт и латание дыр в прежней.

Шаг № 7. Настройка рабочей панели руководителя

Финал, то ради чего затевалась автоматизация управленческого учета и отчетности - максимальная скорость и простота анализа для принятия решения. Ключевые показатели и метрики должны оказаться на дашборде руководителя. Это своего рода приборная панель, с помощью которой можно следить за финансовым здоровьем организации. Аналогичные формы можно вывести на рабочие столы начальников всех отделов, отображая только необходимые показатели для эффективности участка. Правильная настроенная автоматизация убережет от ошибок, незапланированных трат свыше лимита, подскажет какому клиенту звонить в первую очередь, предупредит о возникновении кассовых разрывов и т.д.

Теперь вы знаете какие действия и в какой последовательности нужно выполнить для эффективной автоматизации управленческого учета.

Читайте также

·         Какие БВУ и на каких условиях предоставляют банковские гарантии в Казахстане

·         Процедура реабилитации в Казахстане

·         Как приостановить деятельность ТОО и иностранного представительства в Казахстане

·         7 методов и 5 шагов организации управленческого учета

·         Что делает бухгалтер при ликвидации ТОО

·         Какие документы нужны для заключения договора

·         Кастодиальная деятельность в Казахстане

·         Банкротство в Казахстане

·         Какие изменения внесли в Налоговый кодекс РК