Блог /

Buhta.com объяснит что такое авансовый отчет и для чего он нужен

Часто в деятельности предприятия возникают ситуации выдачи денежных средств сотрудникам «в подотчет».  В этой статье мы расскажем какая должна быть отчетность по таким расходам.

К расходам, на которые выдаются подотчетные средства, можно отнести: 

• приобретение товарно-материальных ценностей;
• командировочные и представительские расходы; 
• оплата за оказанные услуги;
• выполненные работы;
• оплата хозяйственных расходов, которые осуществляются работником за счет средств предприятия.  

В систему взаиморасчетов с подотчетными лицами входят такие понятия как – «авансовый отчет», «подотчетные средства», «командировочные расходы», «представительские расходы».

Определения

Подотчетные средства — это денежные средства, выдаваемые сотруднику на предстоящие расходы в наличном или безналичном виде;

Авансовый отчет — это отчет подотчетного лица о расходовании выданных денежных средств, подтверждаемый прилагаемыми документами (счетами-фактурами, актами выполненных работ и т.д.). Иными словами, документ, подтверждающий расход денежных средств, которые выдаются в качестве аванса и имеют связь с деятельностью юридического лица.

Независимо от цели, получившее деньги лицо в авансовом отчете указывает:

• выданную сумму;
• произведенные расходы по факту;
• перерасход или остаток денег.

К отчету должны быть прикреплены подтверждающие траты документы.

Командировочные расходы — это расходы сотрудника за время нахождения в командировке, оплачиваемые предприятием. Например, суточные, расходы по найму жилья, расходы на проезд и т.д.

Представительские расходы — это расходы предприятия по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на различные мероприятия предприятия (оплата услуг переводчика, оплата за проезд, расходы на размещение и питание и т.д.).

Для чего нужен Авансовый отчет

Авансовый отчет относится к первичным бухгалтерским документам и нужен для учета подотчетных сумм. Отметим, что учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника в соответствии с учетной политикой предприятия и в зависимости от назначения аванса, устанавливаются сроки предоставления отчетности и возврата денежных средств. Выдача денежных средств лицу, не предоставившему отчет за предыдущий полученный аванс, не производится. 

ВАЖНО! После получения денежных средств, подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет в установленные сроки с приложением подтверждающих документов на каждый вид расхода. Предоставленный отчет проверяется главным бухгалтером (иным ответственным лицом) и утверждается руководителем предприятия.

ПРИМЕР

Работник вашей организации как подотчетное лицо, приложил к авансовому отчету билет на автобус, в котором не указано ни наименования организации ни БИНа. Можете ли вы взять на затраты и принять данные расходы подотчетного лица? В соответствии с подпунктом 1) пункта 1 статьи 244 Налогового кодекса вычету подлежат расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь.

В Налоговом кодексе не раскрывается понятие документов, подтверждающих расходы на проезд, и не указан конкретный перечень таких документов.

Тогда следует руководствоваться положениями статьи 7 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», согласно которым бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования, к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, индивидуальные предприниматели и организации разрабатывают самостоятельно либо применяют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Казахстан, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (формы);
• дату составления;
• наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;
• содержание операции или события;
• единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
• наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;
• идентификационный номер.

Таким образом, билет на автобус принимается в качестве документа, подтверждающего расходы на проезд, если в нем содержатся вышеуказанные обязательные реквизиты, в том числе наименование организации или фамилия и инициалы ИП, от имени которых составлен документ, а также идентификационный номер.

Следовательно, если работник организации - подотчетное лицо приложил к авансовому отчету билет на автобус, в котором не указано ни наименования организации, ни БИН, то вы взять на затраты и принять данные расходы подотчетного лица не можете.

Неиспользованные суммы или перерасход

Если деньги которые вы выдали сотруднику он не потратил, то тогда он должен их вернуть. Если же возвращать он их отказывается ссылаясь на то что он их потратил по делам компании, но при этом у него отсутствуют подтверждающие документы, то эти средства могут быть удержаны из его зарплаты.

Если произошел перерасход денежных средств, то сотруднику выплачивается сумма перерасхода, на основании составленного сотрудником и утвержденного руководителем авансового отчета.  В случае, если предприятие является плательщиком налога на добавленную стоимость (далее НДС), при составлении авансового отчета необходимо указывать сумму НДС и сумму расходов без НДС. Данное заполнение позволит в дальнейшем произвести корректное отнесение суммы НДС в зачет. 

При выдаче денежных средств в подотчет, в бухгалтерском учете формируется краткосрочная кредиторская задолженность работников. Данная задолженность погашается отчетными документами, подтверждающими расход выданных средств.  Выдача денежных средств на командировочные и представительские расходы относится на расходы предприятия.

В соответствии с Налоговым Кодексом РК расходы налогоплательщика (юридического лица), связанные с хозяйственной деятельностью, относятся на вычеты при определении налогооблагаемого дохода. При этом размер расходов, относимых на вычеты, регулируется законодательными актами РК.  Представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1% от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащих налогообложению. Представительские расходы относятся на вычет в случае утверждения руководителем предприятия приказа/распоряжения о проведении представительского мероприятия, сметы расходов, отчетах ответственных лиц с приложением всех подтверждающих документов. 

Что проверит аудиторская проверка ведения бухучета

Для проверки достоверности ведения бухгалтерского учета может быть произведена аудиторская проверка по внутренним расчетным операциям и их соответствия нормативно-правовым актам в части налогообложения и учетной политики.

При проведении проверки проверяются следующие документы:

• авансовые отчеты;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов командированных сотрудников с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• подтверждающие первичные документы.

Также взаиморасчеты с подотчетными лицами отражаются в отчете о движении денежных средств, главной книге предприятия и других документах бухгалтерского и налогового учета в соответствии с учетной политикой предприятия.  Результаты аудиторской проверки помогают предотвратить в дальнейшем повторение подобных ошибок и повысить эффективность ведения учета на предприятии.

Вывод:

Если вы распоряжаетесь деньгами компании, выделяете деньги сотруднику, к примеру, на приобретение каких либо товаров в офис, то обязательно вы должны доказать документально, что данные товары были приобретены. Иначе, вашу компанию ждут штрафы. Отсутствие учетной документации и нарушение ведения налогового учета у налогоплательщика и (или) несоблюдение требований по составлению и хранению учетной документации, установленных законодательством Республики Казахстан влечет на первый раз в году предупреждение, на второй раз в году - штраф на индивидуальных предпринимателей в размере 25, на юридических лиц, являющихся субъектами малого или среднего предпринимательства или некоммерческими организациями, - в размере 50, на юридических лиц, являющихся субъектами крупного предпринимательства, - в размере 75 МРП (1 МРП в 2021 году - 2917 тенге)

Читайте также

• Финансовый лизинг и его учет
• Классификатор основных фондов (КОФ) РК
• Что такое срок исковой давности и какой он в Казахстане
• Декретный отпуск в Казахстане – как рассчитать
• План счетов бухгалтерского учета
• Как предпринимателю в Казахстане приобрести автомобиль для бизнеса
• Какие ОКЭД запрещены ИП на упрощенке
• Как рассчитать отпускные в Казахстане в 2021 году
• Конвенция об избежании двойного налогообложения (double taxation treaty, DTT) - что это, для чего нужна и с какими странами заключена
• Что такое НДС и кого освободили от его уплаты в 2021 году