Блог /

С начала текущего года Министерством юстиции запущен пилотный проект по электронному апостилированию в Казахстане

Нередко бухгалтера сталкиваются с необходимостью запроса апостилированных документов, либо проставлении апостиля на требуемые документы. В этой статье мы объясним значение понятия «апостиль», для чего он нужен и как его получить.

Апостиль – что это и зачем он нужен?

Апостиль – это специальный штамп, который удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.

5 октября 1961 года между несколькими странами была подписана Гаагская конвенция. Суть этого международного договора сводилась к упрощению легализации иностранных официальных  документов. Текст Гаагской конвенции напечатан на французском и английском языках (в случае расхождения Гаагской конвенции 1961 на английском, преимущество отдается французскому тексту). Республика Казахстан входит в число стран, подписавших конвенцию.

В соответствии с Гаагской конвенцией на документах, совершенных компетентными органами одного государства, и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп (апостиль). Гаагская конвенция провозгласила апостиль «пропуском» официальных документов для предоставления их в другие страны-участницы этой конвенции. Если страна не входит в список стран, подписавших Гаагскую конвенцию, то требуется консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РК, органах МИД РК, а затем в консульстве страны назначения в РК. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Список стран, присоединившихся к Гаагской конвенции по состоянию на июль 2020 года

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, закрепленном с документом; он должен соответствовать образцу, приложенному к этой Конвенции.  

Документы, на которых проставлен апостиль одной из страны Гаагской конвенции, имеют юридическую силу во всех других государствах, которые присоединились к этому международному договору. Гаагская конвенция выступает как правовой консультант относительно списка стран, на которые распространяется положение об упрощенной легализации. Согласно Гаагской конвенции 1961 года, апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Пример необходимости наличия апостиля на документе

К примеру, казахстанская компания сотрудничает с иностранными партнерами. Налоговый орган требует ежегодно предоставлять справку о резиденстве с партнеров компании. Документ, подтверждающий резидентство, необходим для того, чтобы избежать двойного налогообложения. Вот тут-то, и возникает вопрос об апостилировании данных справок о резиденстве. Если иностранные компании-партнеры из стран, которые входят в Гаагскую конвенцию, то потребуется наличие апостиля на их справках о резиденстве. В противном случае такие справки не будут приняты во внимание. 

Также и наоборот, на вашей справке о резиденстве потребуется апостиль для предъявления партнерами в их налоговые органы для избежания двойного налогообложения.

Более подробно об избежании двойного налогообложения вы можете прочитать в нашей статье – «Конвенция об избежании двойного налогообложения (double taxation treaty, DTT) - что это, для чего нужна и с какими странами заключена»

Какие госорганы в Казахстане проставляют апостиль

В соответствии с Постановлением Правительства РК № 545 от 24 апреля 2001 года в качестве организаций, обладающих полномочиями по проставлению апостиля определены следующие государственные органы:

• Министерство юстиции РК;
• Министерство образования и науки РК;
• Министерство внутренних дел РК;
• Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации РК;
• Комитет по судебному администрированию при Верховном Суде РК;
• Министерство финансов РК;
• Генеральная Прокуратура РК;
• Министерство обороны РК

Текст апостиля

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).

Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

Апостиль должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование государства, выдавшего апостиль
• Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
• Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
• Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем
• Название города, в котором проставлен апостиль
• Дата проставления апостиля
• Название органа, проставившего апостиль
• Номер апостиля
• Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль
• Подпись должностного лица, проставившего апостиль

На практике в различных государствах используются различные способы проставления апостилей: резиновый штамп, клей, (разноцветные) ленты, сургучная печать, рельефная печать, самоклеящиеся стикеры и т. д., а также в качестве приложения к документу, что осуществляется при помощи клея, крепёжных колец, скрепок и т. д.

Отметим, что также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура - легализация документа в Торгово-промышленной палате РК (с недавних пор входит в состав Национальной экономической палаты Казахстана «Атамекен»), а затем в консульстве страны назначения. 

Как получить апостиль в Казахстане

В рамках автоматизации государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов» Министерством юстиции с января 2021 года запущен пилотный проект электронного апостиля в Республике Казахстан.

Алгоритм получения услуги онлайн:

• Необходимо авторизоваться на портале «электронного правительства» и перейти по кнопке «Заказать услугу онлайн».
• Заполнить заявку и подписать ЭЦП (электронной цифровой подписью). К заявке необходимо прикрепить сканированную версию апостилируемого документа.
• Произвести оплату посредством платежного шлюза «электронного правительства», нажав на кнопку «Оплатить».
• После оплаты в раздел «История получения услуги» личного кабинета поступит уведомление об обработке Вашей заявки в виде электронного документа с электронным штампом апостиль либо в виде мотивированного отказа.
• Под штампом электронного апостиля указывается ссылка на адрес электронной страницы государственного органа. Уполномоченный орган иностранного государства электронный документ с электронным штампом апостиль может проверить пройдя по ссылке https://egov.kz/cms/ru/services/apostil/apostil .

Электронную услугу также можно проверить на портале «электронного правительства» во вкладке «Проверка штампа апостиля в Электронном регистре». Для получения услуги онлайн, рекомендуем предварительно уточнить о принятии электронного документа с электронным штампом «апостиль» в иностранном государстве.

Услуга доступна для стран-участниц Гаагской Конвенции. Если страна не является участницей Гаагской Конвенции, для легализации документов необходимо обратиться в Департамент консульской службы Министерства иностранных дел Республики Казахстан.

С момента запуска электронного апостиля в Казахстане апостилировано 741 документ в электронном виде и 15248 документов в бумажном виде, по данным на 15 апреля текущего года.

В заключение отметим, что при неправомерном применении положений международного договора, повлекшем неуплату или неполную уплату налога в государственный бюджет, налоговый агент несет ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.

Читайте также

·         Краудфандинг – что это и как им воспользоваться

·         Обязательно-добровольная вакцинация сотрудников в Казахстане - что нужно знать

·         НДС за нерезидента – особенности расчета

·         Кому разрешается не вести бухучет

·         Выплата дивидендов – на что надо обратить внимание

·         Кредитование МСБ казахстанскими банками второго уровня

·         Как получить госгрант на открытие собственного бизнеса в Казахстане

·         Что такое договор ГПХ?

·         Ведение учета кассовым методом – нюансы