Блог /

Что такое «первичка» и каковы сроки ее хранения в Казахстане

Buhta.com расскажет о первичных бухгалтерских документах и штрафах за несоблюдение законодательства

Первичные документы

«Первичка» – это все документы, подтверждающие факт совершения операции, и на основании которых основывается ведение не только бухгалтерского, но и налогового учёта, ведь для определения налоговой базы нужны исходные данные.

К таким документам относятся накладные на отпуск запасов на сторону, приходники, расходники, доверенности, акты выполненных работ и другие. Все формы первичных документов утверждены приказом МФ РК № 562.

Сроки хранения «первички»

Обратите внимание, что для всех документов предусмотрен срок обязательного хранения. В основном срок хранения документов составляет 5 лет, но есть исключения:

• Ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников) – хранятся 75 лет;
• Положения об оплате труда и премировании работников – нужно хранить постоянно;
• Ведомости на выдачу дивидендов - 75 лет и т.д., более подробно прописано в Приказе.
• Перечни (базы данных, реестры, своды, каталоги, кадастры и другие) по основным направлениям деятельности организации – постоянно
• Документы о государственной (учетной) регистрации (перерегистрации), государственной регистрации внесенных изменений и дополнений в учредительные документы юридических лиц (решение о создании организации, заявление (уведомление) о государственной (учетной) регистрации, учредительные и правоустанавливающие документы, квитанция или иной документ, подтверждающий уплату в бюджет сбора за государственную (учетную) регистрацию юридических лиц, их филиалов (представительств), протоколы и другие документы) – 15 лет.

Документы меньшей значимости хранятся 1 год или 3 года, к примеру:

• Документы по проведению правового обучения в организации (программы, записки и другие документы)
• Переписка по правовым вопросам и разъяснению норм законодательства
• Документы о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения (записки, справки, отчеты и другие документы)
• Реестры (списки) рассылки документов

Зачем хранить документы длительное время

На это имеется несколько причин, поэтому рассмотрим оправданность хранения на примерах:

ПРИМЕР 1

Возьмем HR документы – трудовые договоры (75 лет), ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников) (75 лет), положения об оплате труда и премировании работников (постоянно). Эти документы так или иначе связаны с официальным трудоустройством граждан и соответственно они очень важны для граждан. Оправданность хранения этих документов длительные сроки была продемонстрирована в 90-х годах. Когда с распадом Советского Союза произошло разрушение единой системы пенсионного обеспечения. В 1998 году в Казахстане стартовала своя пенсионная реформа. Многие граждане оказались в ситуации, когда приходилось доказывать свой стаж работы наличием записей в трудовых книжках, однако в случае утери трудовой книжки, ситуацию спасти могли только сохраненные трудовые договора, поощрения, зарплатные ведомости в прошлых местах работы гражданина.

ПРИМЕР 2

Предположим, что произошло ЧП республиканского масштаба – прорыв плотины с множеством жертв и крупным ущербом. Плотина была построена 60 лет тому назад. Начинается расследование, установление виновных. Строительством плотины занималось несколько компаний. У каждой компании был свой фронт работ. Проведенная экспертиза показала, что при строительстве плотины использовалась арматура, не соответствовавшая указанным и требуемым стандартам, но могли быть и дополнительные причины. Сохранение первичной бухгалтерской информации значительно поможет расследованию и выявлению виновных. По какой цене, когда, сколько и у кого покупалась эта арматура, кто принимал работы, ответственные лица и прочие вопросы, на которые сможет дать ответ сохраненная первичная документация.

Штрафы за несоблюдение

Кроме того, государством предусмотрены наказания за нарушения требований к первичной документации. За отсутствие бухгалтерской и налоговой документации и за несоблюдение требований по ее составлению и хранению предусмотрена административная ответственность в соответствии с п.1, п.2. ст.276 КоАП РК:

• предупреждение (за первичное нарушение);
• штраф 25 до 75 МРП (за повторное нарушение).

Под отсутствием документации понимается:

• отсутствие бухгалтерской документации;
• отсутствие налоговых форм;
• отсутствие налоговой учетной политики;
• отсутствие иных документов, на основании которых определяется объект налогообложения.

Также предусмотрена ответственность за неотражение в учетной документации операций по учету и реализации товаров. За это также предусмотрены (п.3, п.4. ст.276 КоАП РК):

• предупреждение (за первичное нарушение);
• штраф от 3%-10% от стоимости неучтенных товаров (за повторное нарушение).

После вынесения Постановления о наложении административного штрафа налогоплательщик обязан исполнить его (произвести оплату) в течение 30 дней. Если срок пропущен, а оплата штрафа не произведена, КГД вправе применить меры принудительного взыскания.

В каком виде можно хранить первичную документацию

Законодательством РК разрешается хранение первичной документации как в бумажном, так и в электронном виде. Однако надо иметь в виду, что при составлении учетной документации в электронной форме налогоплательщик (налоговый агент) обязан в ходе налоговой проверки по требованию должностных лиц налоговых органов представить копии такой документации на бумажных носителях, за исключением счетов-фактур, зарегистрированных в информационной системе электронных счетов-фактур.

Заключение

Резюмируя, отметим, что Buhta.com очень надеется, что данной статьей мы объяснили, что такое первичная бухгалтерская документация, для чего нужна и почему ее нужно долго хранить. Значение первичной документации очень важно и не ограничивается только тем фактом, что она выступает в качестве основания для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Фактические первичные документы имеют 6 аспектов значимости:

• Практический - средство всей финансово-хозяйственной деятельности компании
• Юридический - основополагающая часть доказательной базы в случае споров
• Контрольный - способ контроля за сохранностью материальных ценностей компании
• Аналитический - база для анализа деятельности компании
• Экономический – хозрасчет компании
• Управленческий – источник оперативных данных для эффективного управления компанией

Читайте также

·         Финансовый лизинг и его учет

·         Классификатор основных фондов (КОФ) РК

·         Что такое срок исковой давности и какой он в Казахстане

·         Декретный отпуск в Казахстане – как рассчитать

·         План счетов бухгалтерского учета

·         Как предпринимателю в Казахстане приобрести автомобиль для бизнеса

·         Какие ОКЭД запрещены ИП на упрощенке

·         Как рассчитать отпускные в Казахстане в 2021 году

·         Конвенция об избежании двойного налогообложения (double taxation treaty, DTT) - что это, для чего нужна и с какими странами заключена

·         Что такое НДС и кого освободили от его уплаты в 2021 году