Блог /

Учет рабочего времени в Казахстане

Buhta.com расскажет на что обратить внимание при учете рабочего времени, зачем нужен табель учета и как не нарушить закон при учете рабочего времени

Порядок ведения учета рабочего времени

Согласно Трудовому кодексу РК, работодатель обязан вести учет рабочего времени РК, в том числе сверхурочных работ, во вредных и (или) опасных условиях труда, на тяжелых работах, выполняемых каждым работником.

Учету подлежит рабочее время с момента, когда работник начал выполнять работу и до ее окончания. Учет рабочего времени ведется путем заполнения табеля учета рабочего времени в организации. Продолжительность рабочего времени в учетный период не должна превышать нормальной (сокращенной, неполной) продолжительности рабочего времени, установленного в порядке, предусмотренном законодательством для конкретных работников. Учету подлежит отработанное и неотработанное работником время. При этом отдельно учитываются время сверхурочных работ, работы в ночное время, выходные, праздничные дни, дни командировок.

Работодатель обязан вести учет рабочего времени, которое включает отработанное и неотработанное работником время. Также учет рабочего времени должен четко отражать фактическое рабочее время в определенный временной промежуток (день, неделя, месяц, квартал, год). Обычно в организациях устанавливается учет рабочего времени за один календарный месяц.

Какое время нужно учитывать и где

В составе отработанного времени учету подлежат:

• фактически отработанное работником рабочее время;
• иные периоды времени, которые относятся к рабочему времени согласно трудовому законодательству.

Отдельному учету подлежат:

• время сверхурочных работ;
• работы в ночное время;
• работа в выходные и праздничные дни;
• дни командировок.

Дни нахождения работника в командировке учитываются на основании командировочного удостоверения, предоставляемого работником.

В составе неотработанного времени учету подлежат:

• оплачиваемое и неоплачиваемое время (например, к не отработанному времени работников может быть отнесено время, предоставленное ему для отдыха или обогрева, питания и иные периоды времени, которые относятся к рабочему времени);
• потери рабочего времени по вине работника и (или) работодателя (например, в связи с простоем).

Учет рабочего времени ведется в актах, определенных работодателем. Как правило, это табель учета рабочего времени. Форма табеля учета рабочего времени в Казахстане разрабатывается в организации и утверждается актом работодателя. Допустимо оформлять один табель на всю организацию, а в случае если в организации большой штат сотрудников, то вести табель отдельно на каждое структурное подразделение.

Табель учета использования рабочего времени (форма)

На основании табеля учета рабочего времени специалисты кадровой службы и бухгалтеры имеют возможность владеть информацией о присутствии и неявках работников, их нахождение по листу временной нетрудоспособности и др. Именно на основании этих данных бухгалтерия в дальнейшем считает заработную плату сотрудников. Основные сложности при табелировании вызывают условные обозначения: как отметить в табеле карантин, простой, дистанционную работу и т.д. Трудовым законодательством работодателю разрешено определять порядок ведения учета, это значит, что новые аббревиатуры можно вводить в каждой организации и самостоятельно, если на, то есть исключительные причины. К примеру, карантин можно оформить как оплачиваемый нерабочий период – «ОНП». 

Какие права работника нарушать запрещено

О чем прежде всего следует помнить работодателю:

1.       Не нарушать права работника на отдых. Время отдыха - это время, в течение которого работник свободен от выполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. В соответствии со ст. 80 ТК РК, к видам отдыха относятся:

• перерывы в течение рабочего дня (рабочей смены):
• перерыв для отдыха и приёма пищи и внутрисменные и специальные перерывы; ежедневный (междусменный) отдых;
• выходные дни (межвахтовый отдых);
• праздничные дни;
• отпуска.

2.       Привлекать работников к сверхурочным работам с соответствующим оформлением и оплатой. Это значит, что законодательство регулирует привлечение работника к сверхурочной работе. А именно сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника в течение суток двух часов, а на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда – одного часа.  Общая продолжительность сверхурочных работ не должна превышать двенадцати часов в месяц и ста двадцати часов в год.

ВАЖНО! За превышение нормы рабочего времени предусмотрена административная ответственность работодателя.

3.       Предоставлять ежегодный трудовой отпуск работнику в положенные сроки. В п. 2 ст. 87 ТК РК дано определение, согласно которому оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск предназначен для отдыха работника, восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей работника и предоставляется на определенное количество календарных дней с сохранением места работы (должности) и средней заработной платы.

О том, как рассчитать отпуск при неполном рабочем времени, также декретный отпуск можно узнать в наших статьях – «Расчет трудового отпуска при неполном рабочем времени», «Декретный отпуск в Казахстане – как рассчитать»

ВАЖНО! Существует строгое требование - одну из частей оплачиваемого ежегодного трудового отпуска предоставлять продолжительностью не менее двух календарных недель. 

Баланс рабочей времени для пятидневной рабочей недели

Баланс рабочей времени для шестидневной рабочей недели

Как вести табель учета при удалённом формате работы и простое

Законодательство рекомендует установить для дистанционной работы фиксированный учет. В этом случае, заполняя табель учета рабочего времени, надо ориентироваться на нормальную продолжительность дня, то есть не более 40 часов в неделю. Порядок заполнения табеля зависит от того режима работы, который прописан в договоре с сотрудником.

Например, при пятидневной рабочей неделе, количество часов в день указывается – 8. Если обязанности сотрудника предполагают выполнение работы в определенные дни или часы, в договоре с ним работодатель оговаривает индивидуальный режим, и устанавливает неполное рабочее время.

А именно:

• меньшая продолжительность ежедневного труда;
• сокращенное число дней в рабочей неделе.

В этих случаях табель учета рабочего времени в Казахстане отражает тот график и то количество часов труда и отдыха, которые установлены в договоре, и фактически отработаны сотрудником.

Порядок оформления простоя и условия оплаты такого времени по не зависящим от работодателя и работника причинам, устанавливаются в размере не ниже минимального размера заработной платы, по вине работодателя - не менее 50% от средней заработной платы работника.

ПРИМЕР

Как пример возьмем отправку работника по причине чрезвычайного положения с коронавирусной инфекцией на удаленную работу на дому. Возникает вопрос – нужно ли в табеле учета рабочего времени использовать отдельный вид времени (отдельное обозначение) для отражения сведений по дистанционной работе/комбинированной дистанционной работе сотрудников?

Суть учета рабочего времени в том, чтобы можно было понять, сколько и как работник отработал в определенном периоде времени. Поэтому, в случаях, когда в рабочее время работника включаются периоды выполнения работ не на рабочем месте либо их выполнение не может быть зафиксировано работодателем конкретным временем, эти периоды отмечаются в документах учета рабочего времени как выполнение объема работ, установленного трудовым договором. Таким образом, работодатель сам определяет, как обозначать отработанное работником время на дистанционной работе.

Читайте также

·         Краудфандинг – что это и как им воспользоваться

·         Обязательно-добровольная вакцинация сотрудников в Казахстане - что нужно знать

·         НДС за нерезидента – особенности расчета

·         Кому разрешается не вести бухучет

·         Выплата дивидендов – на что надо обратить внимание

·         Кредитование МСБ казахстанскими банками второго уровня

·         Как получить госгрант на открытие собственного бизнеса в Казахстане

·         Что такое договор ГПХ?

·         Ведение учета кассовым методом – нюансы